Privacyverklaring

Privacyverklaring Praktijk Stip

  1. Inleiding

In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, met welk doel en hoe wij met uw gegevens omgaan.

  1.  Stip, praktijk voor beeldende therapie

Stip, praktijk voor beeldende therapie is gevestigd in Eindhoven. U kunt bij ons terecht voor de behandeling van psychische klachten. We behandelen jongeren en volwassenen vanaf 12 jaar. Daarnaast geven wij workshops, lezingen en trainingen gericht op het verbeteren van de mentale gezondheid.

  1. Doel gegevens verwerking

Behandeldossier

Vaktherapie en psychologische behandeling vallen binnen de wettelijke regels van de WGBO. Dat brengt een heleboel verplichtingen met zich mee. Wij zijn wettelijk verplicht om per cliënt een correct behandel dossier aan te maken en hierin gegevens en behandelgegevens te verwerken.

Wij verwerken de volgende persoonlijke gegevens:

  • Volledige naam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adres / postcode / woonplaats
  • Telefoonnummers
  • E-mail adres
  • Huisarts
  • Verzekerings gegevens.

We verwerken de volgende bijzondere gegevens:

  • BSN- nummer
  • Hulpvraag / klachten (patroon)
  • Relevante informatie over onderwerpen die bijdragen aan het ontstaan en in stand houden van de klachten
  • Ziektegeschiedenis
  • uw persoonlijke gegevens, bijzondere persoonlijke
  • Eerdere behandelingen
  • Medicatie
  • Gezinssituatie
  • Leefstijl
  • Hobby’s
  • Eventuele strafrechtelijke gegevens en verloop van de behandelingen.

 

Facturatie

Door registers en verzekeraars zijn eisen gesteld aan een factuur moet voldoen. Hiervoor verwerken wij uw volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, BSN nummer en indien wettelijk verplicht uw SVB nummer. Tevens zijn op de factuur de consultdatum, een omschrijving van de dienst en of een eventuele prestatiecode en het bedrag vermeld. Om de factuur aan u te kunnen versturen, verwerken wij ook uw e-mail adres. Indien van toepassing, sturen wij u via ons digitale patiënten dossier een e-mail met daarin de factuur en de mogelijkheid om de factuur direct via I-deal te betalen.

 

Correspondentie met derden

Op uw verzoek berichten wij aan het einde van de behandelcyclus uw huisarts en verwijzer over de behandeling die wij gegeven hebben. Dit is een kort verslag met daarin onze bevindingen, de behandeling, de voortgang van de behandeling en het resultaat.

Voor een correcte correspondentie verwerken wij uw volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats. Correspondentie gegevens van uw huisarts en/of verwijzers.

Wij verstrekken geen gegevens aan derden anders dan onze wettelijke verplichting en met uw schriftelijke toestemming. U tekent hiervoor een toestemmingsverklaring bij aanvang van de behandeling. Soms komt er van cliënten de vraag om een behandelverslag naar een externe behandelaar  te sturen. Wij verstrekken alleen gegevens van de behandeling op uw uitdrukkelijke verzoek.

 

Nieuwsbrieven

Ieder kwartaal versturen wij via mailchimp een nieuwsbrief met daarin informatie over de praktijk, tips, en belangrijke ontwikkelingen. Bij aanmelding in de praktijk vragen wij u schriftelijk toestemming om je deze nieuwsbrief te mogen sturen. Hiervoor verwerken wij uw naam en e-mailadres.

 

Contact opnemen

Op het moment dat u via onze website contact met ons opneemt, worden de gegevens die u meestuurt, zoals bijvoorbeeld uw naam en e-mailadres opgeslagen in de server van onze website. Op het moment dat u per mail contact met ons opneemt, worden de gegevens die u meestuurt opgeslagen op onze mailserver.

 

Beroepsgeheim

Voor vaktherapeuten geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroeps-geheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van Stip, praktijk voor beeldende therapie zijn via hun arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.

 

Minderjarigen

Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer wij als professionals van mening zijn dat de uitoefening van bepaalde patiënten rechten indruist tegen het belang van de cliënt. Wilsbekwame cliënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding. Bij minderjarigen tot 16 jaar die onder curatele zijn gesteld of waarbij een mentorschap is ingesteld, is in plaats van de toestemming van de cliënt, de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De toestemming wordt schriftelijk vastgelegd in de behandelovereenkomst die uiterlijk in de 2e bijeenkomst ondertekend wordt door zowel de cliënt als diens mentor of wettelijk vertegenwoordiger.

 

  1. Wie er daadwerkelijk werken met uw dossier

Medewerkers van stip kunnen een cliënt dossier aanmaken, wijzigen en wissen. Dossiers van cliënten kunnen door directe collega’s worden ingezien wanneer dit relevant is voor de inhoudelijke of praktische uitvoering van uw behandeling. Met schriftelijke toestemming (uit de toestemmingsverklaring) wisselt Stip relevante dossier en behandel informatie uit met externe collega’s die betrokken zijn bij de behandeling.

Binnenkort gaan wij gebruik maken van het cliënt portaal van Zorglink. In dit cliënt portaal kunt u zelf uw persoonsgegevens updaten en verwijderen in dien ze dat wensen. Ook kunt u via dit cliënt portaal toestemmingen geven en weer intrekken.

Wij hebben een verwerkersovereenkomst met onderstaande partijen. Met behulp van deze overeenkomst verklaren wij naar elkaar dat we ons beiden houden aan alle door de wet gestelde regels omtrent het verwerken van persoonsgegevens.

 

Zorglink

De (bijzondere) persoonlijke gegevens die u verstrekt, de bevindingen van de therapeut en de behandel gegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt in het geautomatiseerde dossier systeem zorglink.

 

Mailchimp

Nieuwsbrieven versturen wij via het programma mailchimp. Zodra u zich aanmeldt worden met uw mondelinge toestemming uw naam en e-mailadres opgeslagen in mailchimp.

 

CSR Centrum

In sommige gevallen worden door ons vragenlijsten naar u toegestuurd om klachten in kaart te brengen. Deze vragenlijsten worden aangemaakt en verwerkt door het CSR centrum. Hiervoor verwerken we uw naam en e-mail adres. Al het berichtenverkeer met het CSR centrum is beveiligd met een 2-factor authenticatie.

 

Today administraties

Onze boekhouder verwerkt voor ons alle facturen. Hierop staan uw naam, adres, zorgverzekeringsgegevens, BSN nummer en eventueel uw SVB nummer vermeld.

 

Zorg Cooperatie Brabant (ZCB)

Indien uw behandeling vergoed wordt vanuit de jeugdwet, wordt de aanvraag van de zorg en de administratieve afhandeling daarvan verzorgd door ZCB. Hiervoor verwerken wij uw NAW-gegevens, BSN nummer, SVB nummer.

 

Google Analytics

Google Analytics wordt door ons gebruikt om bezoekers op onze website te kunnen meten. Zo kunnen we zien welke pagina’s het meeste worden bezocht of het beste worden gelezen.

Wij hebben hiervoor een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Google mag deze gegevens niet zomaar delen met anderen, tenzij zij daar wettelijk toe worden verplicht. Wij hebben maatregelen genomen om te zorgen dat Google de gegevens anoniem verwerkt:

– We hebben Google niet toegestaan gegevens te delen met derden.

– We hebben Google niet toegestaan de gegevens te gebruiken voor andere Google diensten of voor analyse.

– Bij het verzamelen van deze gegevens wordt uw IP-adres nadrukkelijk niet verzameld. De gegevens over het gebruik van deze website zijn dus niet te herleiden naar u als persoon.

 

Opslagperiode

Wij hanteren een bewaartermijn van persoonsgegevens en dossier informatie 15 jaar, zoals gesteld is in de hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers in de WGBO. Dat is 15 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).

Wanneer u ons verzoekt bepaalde gegevens eerder te vernietigen, zullen wij binnen 3 maanden aan dit verzoek voldoen, tenzij een bepaald voorschrift of specifieke wet bepaalt dat wij de gegevens toch moeten bewaren. Bijvoorbeeld vanwege het belang van iemand anders. Of omdat de gegevens nodig zijn voor het leveren van zorg. Wanneer wij het verzoek afwijzen, zullen wij u hier schriftelijk van op de hoogte stellen.

Indien wij slechts een onderdeel uit het medisch dossier verwijderden, geven wij in het dossier aan dat er een deel van de gegevens op uw verzoek is verwijderd.

 

Beveiliging

Wij hebben de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen

  • Wij werken met een digitaal cliënten dossier dat is versleuteld en beveiligd met een 2 factor verificatie
  • Wij werken zo minimaal mogelijk met papieren clientgegevens. Deze worden in een afgesloten kast bewaard in ons afgesloten kantoor.
  • Wij gebruiken laptops die beveiligd zijn met een wachtwoord
  • Wij gebruiken mobiele telefoons die beveiligd zijn met een code
  • Ons pand is voorzien van een alarminstallatie
  • E-mail verkeer waarin privacygevoelige informatie is opgenomen wordt door ons versleuteld verstuurd via een applicatie in onze Microsoft office E3 licentie (secure email solution)
  • Wij maken gebruik van een Cisco Meraki MX64 Cloud Managed – Security appliance waarmee wij ons interne netwerk en het gasten netwerk extra beveiligd hebben.
  • Uw bezoek aan onze website wordt beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met de website van Stip, praktijk voor beeldende therapie beveiligd is. U herkent deze beveiliging aan het groene slotje voordat URL

 

Omgang met datalekken

Wij doen binnen 72 uur na het ontdekken van een datalek een digitale melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij melden een datalek binnen 72 uur aan de betrokken personen.

 

Uw rechten

U heeft altijd het recht de verwerkte persoonsgegevens in te zien, te laten wijzigen of verwijderen. Wij geven aan dit verzoek binnen vier weken gehoor, mits dit niet in strijd is met de wettelijke verplichtingen die wij hebben.

Contact met Stip Mentaal Fit